Externalisation du Service Client et Support

Les missions confiées dans un service client externalisé

Rouge Hexagone prend en charge tout ou partie de votre relation client selon vos priorités : accueil téléphonique, e-mails, messagerie instantanée ou suivi post-achat.
Chaque intervenant est formé à vos process pour représenter fidèlement votre marque.

• Accueil et assistance téléphonique : réception d’appels, qualification des demandes, mise en relation ou prise de messages détaillée ;
• Support e-mail et chat : réponses aux formulaires, aux messages clients, suivi des commandes ou demandes SAV ;
• Gestion des réclamations : analyse, traitement et suivi des cas selon vos consignes ;
• Relances de satisfaction ou de facturation : rappels, vérifications, enquêtes courtes ;
• Mise à jour de bases clients : saisie, vérification ou enrichissement des informations ;
• Reporting et suivi des indicateurs : synthèse des volumes traités, délais moyens, taux de satisfaction.

Toutes les interactions sont enregistrées dans vos outils habituels (CRM, helpdesk, ERP), garantissant la traçabilité et la cohérence de la relation client.

Comment se déroule la mise en place d’un service client externalisé ?

Notre processus d’externalisation est conçu pour être rapide, clair et sans contrainte technique.

1. Analyse de vos besoins : volumes à traiter, langues, horaires, canaux utilisés, règles de communication et objectifs de service ;
2. Mise à disposition sous 15 jours : sélection d’un collaborateur dédié formé à vos procédures ;
3. Premier mois satisfait ou 0 € : validation de la collaboration en situation réelle ;
4. Suivi continu : points hebdomadaires ou mensuels, indicateurs de performance et retours d’expérience ;
5. Formation permanente : actualisation régulière des consignes et accompagnement à long terme.

Ce fonctionnement garantit une intégration fluide, sans rupture de service, tout en respectant vos exigences de confidentialité et de qualité.

Les avantages de l’externalisation du service client

L’externalisation ne se limite pas à la réduction des coûts. Elle offre une amélioration mesurable de la qualité et de la flexibilité de la relation client.

• Réactivité accrue : traitement rapide des sollicitations clients, y compris en dehors des horaires de bureau ;
• Qualité constante : formation continue, supervision et contrôles réguliers ;
• Flexibilité : adaptation du nombre de collaborateurs selon les volumes de demandes ;
• Continuité : absence d’interruption, même en cas d’absence ou de pic saisonnier ;
• Maîtrise budgétaire : facturation ajustée au volume réel et absence de frais cachés.

Un service client externalisé aligné sur vos valeurs

Chaque entreprise possède son ton, son vocabulaire et sa manière d’interagir avec ses clients.
Rouge Hexagone veille à ce que chaque échange reflète votre identité. Avant toute prise en charge, les collaborateurs reçoivent une formation personnalisée : présentation de votre marque, produits, outils et protocoles de communication.

Ce travail préparatoire garantit une cohérence totale entre votre service interne et l’équipe externalisée : même qualité de discours, même exigence de satisfaction.

Sécurité et confidentialité des données

La gestion d’un service client implique l’accès à des informations sensibles. Rouge Hexagone applique des mesures strictes de sécurité :

• Transmission chiffrée des données ;
• Accès restreint aux environnements de travail ;
• Authentification sécurisée et traçabilité des connexions ;
• Respect des exigences RGPD ;
• Suppression ou archivage conforme des informations après traitement.

Ces protocoles garantissent la conformité et la protection de vos données comme de celles de vos clients.

Pour quels secteurs et entreprises ?

Le service client externalisé s’adapte à tout type d’organisation cherchant à maintenir un contact professionnel et constant avec ses clients.
Nos profils sont déjà opérationnels pour plusieurs secteurs :

• E-commerce et vente en ligne ;
• Agences de services et réseaux de franchise ;
• Immobilier, santé, formation et tourisme ;
• Entreprises technologiques et start-ups ;
• Cabinets et professions libérales ;
• Organisations publiques ou associatives.

La prestation s’adapte à votre environnement métier, vos horaires et vos outils, pour garantir un traitement homogène et professionnel de toutes les demandes.

Mesurer la performance de l’externalisation

La performance d’un service client externalisé se mesure à travers des indicateurs précis :

• Taux de réponse dans les délais ;
• Taux de résolution au premier contact ;
• Niveau de satisfaction (CSAT, NPS) ;
• Temps moyen de traitement ;
• Taux de réouverture ou recontact.

Des rapports réguliers sont transmis pour suivre ces indicateurs, ajuster les procédures et améliorer en continu la qualité du service.

Externalisation du service client : une stratégie durable

Au-delà de la gestion quotidienne, externaliser son service client constitue une stratégie durable pour accompagner la croissance d’une entreprise.
Cette organisation permet de garantir un haut niveau d’exigence tout en restant agile et évolutive.
Les entreprises qui adoptent ce modèle bénéficient d’un service professionnel, structuré et réactif, sans contrainte de gestion interne.

Contactez Rouge Hexagone

Vous souhaitez améliorer la qualité et la réactivité de votre relation client ?
Rouge Hexagone vous propose une externalisation du service client personnalisée et opérationnelle sous 15 jours.

Avantages :

• Mise à disposition sous 15 jours
• Premier mois satisfait ou 0 €
• Suivi et formation permanente
• Sans engagement

Contactez-nous dès aujourd’hui pour étudier vos besoins.