Externalisation secrétariat
Nos prestations de secrétariat externalisé
Notre équipe est composée de divers professionnels dédiés à l’offshore service client, tels que :
Déléguez votre secrétariat à des spécialistes
Gagnez en efficacité, allégez votre gestion administrative et concentrez-vous sur votre cœur de métier avec une équipe dédiée, bilingue et flexible.
Économies
Économisez en moyenne 2 300 €/mois par poste externalisé, soit environ 30 000 € par an.
Flexibilité
Sûrs de la qualité de nos agents : des contrats SANS engagement et SANS durée minimale.
Compétences
Des experts dédiés, formés en continu et parfaitement francophones, encadrés par une responsable de projet expérimentée.
Encadrement
RH et gestion de projet pris en charge : concentrez-vous sur votre métier, exigez le meilleur de nos collaborateurs.
Une tarification transparente, sans charges fixes
−62,5 % de coûts en moyenne Une tarification transparente, sans charges fixes L’externalisation élimine les dépenses de recrutement, de formation et de gestion du personnel. Avec une structure de coûts variable, vous ne payez que pour les services dont vous avez réellement besoin.
Le moment idéal pour externaliser votre secrétariat
- En cas d’absence de votre personnel.
- En cas de surcharge de travail.
- Pour une assistance complémentaire.
- Pour une externalisation régulière.
Les bénéfices d’externaliser votre secrétariat
- Un service flexible, efficace et personnalisé.
- Une confidentialité totale garantie.
- Un premier mois de travail sans acompte.
- Des prestations de haute qualité.
Notre service repose sur quatre principes :
-
un périmètre défini selon vos besoins ;
-
une intervention adaptée à vos outils ;
-
des procédures de traitement documentées ;
-
un suivi assuré avec un interlocuteur identifié.
Comment fonctionne l’externalisation de votre secrétariat ?
La mission commence par une analyse de votre organisation administrative.
Nous identifions les tâches à déléguer, les volumes, les échéances, les outils utilisés et les personnes avec lesquelles notre équipe devra échanger.
Une procédure est ensuite définie pour préciser :
- les opérations prises en charge ;
- les informations nécessaires ;
- les droits d’accès ;
- les délais de traitement ;
- les modèles à utiliser ;
- les situations à transmettre à votre référent ;
- les contrôles à réaliser.
Cette phase de cadrage permet à notre équipe d’intervenir dans la continuité de votre fonctionnement actuel.
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Quelles tâches administratives peut-on déléguer ?
L’externalisation du secrétariat peut porter sur une mission ponctuelle ou sur un ensemble de tâches complémentaires. Vous pouvez nous confier la gestion des demandes et des e-mails, la prise de rendez-vous, la préparation de courriers, la saisie et la mise à jour de données, le classement de documents, le suivi des dossiers, la rédaction de comptes rendus, la transcription d’enregistrements ou encore les relances auprès de vos interlocuteurs.
Le périmètre d’intervention peut ensuite évoluer progressivement, en fonction de vos besoins et après la mise en place des premières procédures.
Une organisation ponctuelle ou régulière
Votre gestion administrative externalisée peut être organisée selon plusieurs modalités.
Une intervention ponctuelle convient pour traiter un retard, préparer un événement, mettre à jour des dossiers ou absorber une période de forte activité.
Un accompagnement régulier permet de confier chaque semaine ou chaque mois les mêmes opérations à une équipe connaissant déjà vos procédures.
Rouge Hexagone peut également renforcer temporairement votre secrétariat pendant une absence, un congé, un recrutement ou une réorganisation interne.
Le volume et la fréquence sont définis selon votre activité réelle.
Confidentialité, accès et contrôle des tâches
Avant le démarrage, les accès sont limités aux outils et aux informations nécessaires à la mission.
Nous définissons avec votre entreprise :
- les personnes autorisées ;
- les dossiers accessibles ;
- les canaux de communication ;
- les règles de classement ;
- les informations à transmettre au référent ;
- les conditions d’archivage ou de suppression ;
- les contrôles attendus.
Les actions sensibles et les décisions relevant de votre entreprise restent soumises à votre validation.
Cette organisation permet de déléguer les opérations administratives tout en conservant la maîtrise de vos données et de vos procédures.
À quelles entreprises s’adresse le secrétariat externalisé ?
Notre service accompagne :
- les TPE et PME ;
- les indépendants et professions libérales ;
- les cabinets de conseil ;
- les associations ;
- les entreprises multi-sites ;
- les équipes commerciales ;
- les directions et services supports ;
- les structures en phase de croissance ;
- les entreprises confrontées à une surcharge ou une absence.
Le secrétariat à distance peut être utilisé comme ressource principale pour certaines tâches ou comme renfort d’une équipe déjà en place.
Externalisez votre secrétariat avec Rouge Hexagone
Vous souhaitez déléguer vos appels, vos e-mails, la gestion de vos agendas, la mise à jour de vos dossiers ou vos travaux de saisie ?
Décrivez-nous les tâches concernées, les outils utilisés, leur fréquence et le volume estimé. Rouge Hexagone vous proposera un service de secrétariat externalisé adapté à votre organisation.
La prestation peut être ponctuelle ou régulière, avec un périmètre ajustable selon l’évolution de vos besoins.
Demandez votre devis pour mettre en place votre secrétariat à distance.
Pour aller plus loin
Consultez nos guides pour mieux comprendre le fonctionnement, les tarifs et les différentes solutions de secrétariat externalisé.
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