Le tarif d’un secrétariat externalisé dépend principalement des tâches confiées, du volume de travail, des horaires demandés et du mode de facturation choisi. Une prestation peut être facturée à l’heure, à la tâche, au forfait ou selon une formule personnalisée.
Il n’existe donc pas de prix unique applicable à toutes les entreprises. Un devis précis doit tenir compte de l’organisation souhaitée, des outils utilisés et du niveau d’autonomie attendu.
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Quel est le tarif d’un secrétariat externalisé ?
Le coût d’un secrétariat externalisé est calculé selon les besoins réels de l’entreprise. Une mission ponctuelle de saisie ne demande pas la même organisation qu’une permanence téléphonique quotidienne ou que la gestion de plusieurs agendas.
Pour établir un devis, le prestataire analyse généralement :
- les tâches à déléguer ;
- le nombre d’heures nécessaires ;
- le volume d’appels, d’e-mails ou de documents ;
- les horaires de prise en charge ;
- la fréquence de la prestation ;
- les outils et logiciels à utiliser ;
- les compétences particulières recherchées ;
- les délais de traitement attendus.
Le tarif doit être présenté avec les services compris, les éventuelles limites et les conditions d’ajustement. Cette transparence permet à l’entreprise de comparer plusieurs propositions sur des bases équivalentes.
Quels facteurs influencent le tarif d’un secrétariat externalisé ?
La nature des tâches confiées
Le niveau de difficulté varie selon les missions. La prise de messages, la mise à jour d’un agenda et le classement de documents demandent une organisation différente de la transcription, du suivi de dossiers ou de l’utilisation d’un logiciel métier.
Plus les tâches nécessitent des connaissances spécifiques, une grande autonomie ou des contrôles fréquents, plus le temps de traitement peut augmenter.
Le volume de travail
Le nombre d’appels, d’e-mails, de dossiers ou de documents à traiter influence directement le coût total de la prestation.
Un volume régulier permet généralement de définir une organisation stable. Une activité fluctuante peut nécessiter une formule plus souple, avec un nombre d’heures ajustable.
Les plages horaires demandées
Une prestation réalisée pendant quelques heures définies ne mobilise pas les mêmes ressources qu’une permanence couvrant toute la journée.
Le devis peut également varier lorsque l’entreprise demande une intervention sur des horaires étendus, des jours particuliers ou plusieurs fuseaux horaires.
Le niveau de compétences recherché
Certaines missions nécessitent une excellente maîtrise du français, une expérience dans un secteur précis, des compétences bilingues ou la connaissance d’un vocabulaire technique.
Le niveau d’expérience demandé doit donc être précisé avant le choix de la personne affectée au projet.
Les logiciels et les outils utilisés
La secrétaire externalisée peut être amenée à utiliser les outils de l’entreprise : agenda partagé, messagerie, logiciel métier, solution de gestion documentaire ou tableau de suivi.
Une prise en main ou une formation peut être nécessaire lorsque ces outils sont complexes ou propres à l’activité du client.
Le niveau d’autonomie attendu
Une tâche réalisée à partir d’instructions précises demande moins de préparation qu’une mission nécessitant des décisions administratives, une gestion des priorités ou des échanges réguliers avec plusieurs interlocuteurs.
Les responsabilités, les validations et les situations à transmettre doivent être définies dès le début de la collaboration.
La durée et la fréquence de la prestation
Un besoin ponctuel, quelques heures par semaine et une collaboration quotidienne ne donnent pas lieu à la même organisation.
Une mission récurrente permet au prestataire de mieux connaître les procédures, les outils et les attentes de l’entreprise.
Quels sont les principaux modèles de tarification ?
La tarification à l’heure
La tarification horaire repose sur le temps consacré aux missions. Elle peut convenir lorsque le volume de travail varie ou lorsque plusieurs tâches doivent être réalisées au cours d’une même période.
Le devis doit préciser la manière dont les heures sont comptabilisées ainsi que les éventuelles durées minimales d’intervention.
La tarification à la tâche
Un prix est défini pour une action clairement identifiable : traitement d’un document, saisie d’une fiche, transcription ou mise à jour d’une donnée.
Cette formule est adaptée lorsque les tâches sont répétitives, standardisées et faciles à mesurer.
La tarification au projet
Un montant global est fixé pour une mission ayant un début, une fin et des livrables précis.
Cette formule peut être utilisée pour traiter un retard administratif, classer un ensemble de documents ou mettre à jour une base de données.
Le forfait mensuel
Le forfait prévoit un prix régulier pour un ensemble de services, un volume défini ou un nombre d’heures convenu chaque mois.
Il est particulièrement adapté aux entreprises dont les besoins sont récurrents et relativement prévisibles.
La tarification personnalisée
Une formule sur mesure peut combiner plusieurs modèles. Une entreprise peut, par exemple, choisir un forfait pour l’accueil téléphonique et une tarification horaire pour les tâches administratives complémentaires.
Cette solution permet d’adapter le coût à la réalité de l’activité.
| Mode de tarification |
Fonctionnement |
Besoin adapté |
| À l’heure |
Facturation selon le temps réalisé |
Volume variable et tâches diversifiées |
| À la tâche |
Prix défini pour chaque opération |
Actions répétitives et mesurables |
| Au projet |
Montant global pour une mission définie |
Besoin ponctuel avec des livrables précis |
| Au forfait |
Prix régulier pour un volume ou des services convenus |
Besoins stables et récurrents |
| Sur mesure |
Combinaison de plusieurs modes de facturation |
Organisation comportant plusieurs types de missions |
Le choix ne doit pas reposer uniquement sur le montant annoncé. Il faut également comparer les services compris, les volumes inclus, la disponibilité, les délais et les conditions de modification de la prestation.
Quels services peuvent être inclus dans le tarif ?
Le prix d’un secrétariat externalisé peut couvrir différentes tâches administratives selon l’offre du prestataire.
- réception et filtrage des appels ;
- prise et transmission de messages ;
- gestion des agendas et des rendez-vous ;
- traitement administratif des e-mails ;
- saisie et mise en forme de documents ;
- classement et archivage numérique ;
- mise à jour de bases de données ;
- transcription de notes ou d’enregistrements ;
- suivi administratif des dossiers ;
- mise à jour des données de suivi des factures et des règlements ;
- relances réalisées selon les consignes de l’entreprise.
La création ou l’émission des factures n’est pas nécessairement comprise dans la prestation. Les missions exactes doivent être confirmées dans le devis.
Quels coûts comparer avec une secrétaire en interne ?
Comparer uniquement le tarif horaire d’un prestataire avec le salaire d’une secrétaire ne donne pas une vision complète du coût.
Pour une ressource interne, l’entreprise doit notamment tenir compte :
- du salaire et des charges associées ;
- du recrutement et de l’intégration ;
- de la formation ;
- du matériel informatique ;
- des logiciels et des licences ;
- de l’espace de travail ;
- de l’encadrement ;
- des congés et des absences ;
- des périodes pendant lesquelles le volume de travail est plus faible.
Avec l’externalisation, plusieurs de ces éléments peuvent être compris dans le prix de la prestation. Le coût dépend toutefois du volume confié, du niveau de service et de la durée de la collaboration.
L’externalisation n’est donc pas automatiquement moins chère dans toutes les situations. Elle présente surtout un intérêt lorsque l’entreprise recherche davantage de flexibilité, une compétence précise ou une ressource adaptée à son activité réelle.
Secrétaire salariée ou externalisée : quelle organisation choisir ?
| Critère |
Secrétaire salariée |
Secrétaire externalisée |
| Présence |
Présence régulière dans l’entreprise |
Intervention principalement à distance |
| Volume de travail |
Horaires définis par le contrat |
Volume ajustable selon la formule |
| Recrutement |
À la charge de l’entreprise |
Géré par le prestataire |
| Équipement |
Fourni par l’entreprise |
Souvent pris en charge par le prestataire |
| Besoin ponctuel |
Moins adapté |
Intervention temporaire possible |
| Tâches sur place |
Prise en charge possible |
Principalement adaptée aux tâches dématérialisées |
Les deux solutions peuvent aussi être complémentaires. Une équipe externe peut prendre en charge certaines tâches répétitives ou absorber une hausse d’activité afin de soulager le secrétariat interne.
Deux tarifs ne peuvent être comparés correctement que si les prestations proposées sont similaires.
Avant de choisir, vérifiez :
- les tâches incluses dans le prix ;
- le nombre d’heures ou d’opérations comprises ;
- les plages horaires couvertes ;
- les délais de traitement ;
- le niveau d’expérience de la personne affectée ;
- les outils utilisés pour suivre le travail ;
- les modalités de contrôle et de validation ;
- les engagements de confidentialité ;
- les coûts supplémentaires éventuels ;
- les conditions de modification ou d’arrêt de la prestation.
Un tarif très bas peut correspondre à une offre plus limitée. Il est donc important d’évaluer le coût en fonction du niveau de service réellement fourni.
Pour recevoir un devis précis, l’entreprise doit transmettre des informations concrètes au prestataire.
- la liste des tâches à déléguer ;
- le volume moyen d’appels ou de documents ;
- le nombre d’heures estimé ;
- la fréquence des interventions ;
- les horaires souhaités ;
- les délais attendus ;
- les outils utilisés ;
- le niveau d’autonomie recherché ;
- les variations prévisibles de l’activité.
Lorsque le volume exact est difficile à estimer, la collaboration peut commencer par une phase limitée. Les heures et les missions sont ensuite ajustées selon les besoins observés.
La négociation ne doit pas porter uniquement sur une réduction du prix. Elle doit permettre de trouver une formule cohérente avec le volume, les délais et la qualité attendue.
L’entreprise peut notamment :
- regrouper les tâches similaires ;
- préciser les priorités et les délais ;
- prévoir un volume régulier lorsque l’activité le permet ;
- commencer par les missions les plus chronophages ;
- choisir un forfait pour les besoins stables ;
- conserver une tarification horaire pour les demandes variables ;
- demander un suivi clair du temps et des tâches réalisées.
Le devis et le contrat doivent indiquer clairement ce qui est compris dans le tarif afin d’éviter les incompréhensions.
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Rouge Hexagone analyse les tâches que vous souhaitez déléguer, leur fréquence et le volume de travail à traiter. L’organisation proposée peut répondre à un besoin ponctuel, régulier ou évolutif.
Le tarif est établi selon les missions confiées et les ressources nécessaires. Vous disposez ainsi d’une proposition adaptée au fonctionnement réel de votre entreprise.
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