Externalisation Administrative
Rouge Hexagone simplifie votre gestion administrative en mettant à votre disposition un assistant administratif dédié, recruté, formé et encadré par nos équipes. Intégré à votre organisation, cet assistant prend en charge vos tâches administratives pour alléger la charge de travail et libérer du temps à consacrer à votre cœur de métier. Profitez d'un service administratif externalisé opérationnel sous 15 jours, à partir de 1 680 € par mois, tout inclus.
- Mise à disposition sous 15 jours
- Premier mois satisfait, sinon 0 €
- Sans engagement de durée
- Gestion de projet incluse
Selon les tâches à externaliser, plusieurs profils interviennent
Tout ce qu’une gestion administrative externalisée doit vous apporter
Réduisez la charge administrative, gagnez du temps et de la performance, et concentrez-vous sur votre cœur de métier avec un prestataire de confiance.
Économies
Économisez en moyenne 2 300 €/mois par poste externalisé, soit environ 30 000 € par an.
Flexibilité
Sûrs de la qualité de nos agents : des contrats SANS engagement et SANS durée minimale.
Compétences
Des experts dédiés, formés en continu et parfaitement francophones, encadrés par une responsable de projet expérimentée.
Encadrement
RH et gestion de projet pris en charge : concentrez-vous sur votre métier, exigez le meilleur de nos collaborateurs.
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
L’externalisation administrative consiste à confier tout ou partie des tâches de gestion d’une entreprise à un prestataire externe spécialisé. Elle peut concerner le secrétariat, le traitement des documents, la facturation, les relances clients, la gestion des dossiers ou le suivi administratif des ventes.
Cette organisation permet aux TPE, PME et grandes entreprises de déléguer leurs fonctions support sans nécessairement recruter de nouveaux salariés.
Contrairement à une simple prestation ponctuelle, la gestion administrative externalisée peut s’inscrire dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Un collaborateur prend alors en charge les activités qui lui sont attribuées, applique les procédures établies et travaille avec les équipes internes.
L’objectif n’est pas uniquement de réduire les dépenses. Il s’agit aussi d’assurer un traitement régulier des opérations, d’éviter l’accumulation des dossiers et de mobiliser les ressources de l’entreprise sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Quand externaliser sa gestion administrative ?
Certaines situations montrent que l’organisation interne ne suffit plus à traiter les tâches administratives dans de bonnes conditions.
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Les dossiers s’accumulent Factures en attente, documents à classer, demandes clients non traitées : les opérations courantes prennent du retard et compliquent le travail des équipes. |
Vos collaborateurs manquent de disponibilité Les fonctions administratives occupent une place croissante dans leur emploi du temps, au détriment de leurs responsabilités principales. |
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Votre entreprise connaît une hausse d’activité L’augmentation des commandes, des clients ou des dossiers exige des ressources supplémentaires, sans toujours justifier un recrutement permanent. |
Vous avez un besoin régulier, mais limité Certaines missions demandent une intervention quotidienne ou hebdomadaire, sans nécessiter la création d’un poste à temps plein en interne. |
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Vous souhaitez structurer votre organisation Centraliser les informations, clarifier les responsabilités et améliorer le suivi des opérations devient nécessaire pour accompagner le développement de votre entreprise. |
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Dans ces situations, déléguer une partie du travail administratif peut apporter une réponse durable, à condition de définir précisément les tâches, les moyens disponibles et les résultats attendus.
Chaque prestation est organisée selon les missions confiées, les outils utilisés et le volume horaire nécessaire. Vous pouvez commencer par quelques tâches récurrentes ou déléguer une fonction support complète, puis faire évoluer notre intervention selon votre activité.
Une tarification transparente, sur mesure
−62,5 % de coûts en moyenne Une tarification transparente, sur mesure Nos clients réduisent en moyenne 62,5 % des coûts en externalisant leurs postes administratifs environ 30 000 € d’économies par an et par poste.
Combien coûte l’externalisation d’un service administratif ?
Chez Rouge Hexagone, l’externalisation administrative démarre à 1 680 € par mois pour un poste à temps plein, tout inclus, soit 20 160 € par an. Un poste administratif équivalent en France représente environ 53 830 € par an selon les hypothèses présentées ci-dessous. Au-delà du salaire, la comparaison intègre les coûts liés au poste de travail, au matériel, à la formation et à la gestion du collaborateur.
| Poste de coût (par an) | Rouge Hexagone | Recrutement en France |
|---|---|---|
| Salaire net moyen | Inclus | 26 400 € |
| Cotisations salariales et patronales | Inclus | 21 120 € |
| Poste de travail | Inclus | 2 880 € |
| Matériel informatique et téléphone | Inclus | 840 € |
| Internet, électricité | Inclus | 360 € |
| Formation | Inclus | 960 € |
| Médecine du travail | Inclus | 70 € |
| Mutuelle | Inclus | 1 200 € |
| Gestion de projet | Incluse | Non incluse |
| Total annuel | 20 160 € (1 680 €/mois) | 53 830 € (≈ 4 485 €/mois) |
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À quelles entreprises s’adresse l’externalisation administrative ?
L’externalisation administrative convient aux entreprises qui ont des tâches récurrentes à déléguer, une charge administrative qui mobilise leurs équipes ou un besoin de renfort flexible.
- Dirigeants de TPE et PME : déléguer les tâches chronophages, retrouver du temps pour le développement et bénéficier d’un soutien administratif régulier sans créer immédiatement un poste en France.
- Grandes entreprises et directions administratives : externaliser une fonction support de volume, renforcer une équipe existante ou industrialiser le traitement de tâches administratives récurrentes avec une équipe dédiée.
- ETI et entreprises en croissance : absorber les pics d’activité, accompagner la montée en charge et ajuster progressivement les ressources administratives au rythme de l’entreprise.
- Tous secteurs : plus de 15 secteurs d’activité accompagnés, notamment l’immobilier, l’hôtellerie, l’architecture, le e-commerce et la restauration.
Externalisation administrative ou recrutement interne : comment choisir ?
Le recrutement interne est pertinent lorsqu’une entreprise a besoin d’un poste durable, fortement intégré et justifiant une charge de travail stable. L’externalisation administrative répond davantage aux organisations qui recherchent de la flexibilité, une mise en place rapide, une continuité de service et une meilleure maîtrise des coûts de structure.
Avec un service externalisé, l’entreprise conserve le pilotage opérationnel des missions tandis que Rouge Hexagone prend en charge le recrutement, la gestion RH, le suivi et l’accompagnement du collaborateur. Cette répartition permet au dirigeant de garder le contrôle sur les priorités sans gérer seul l’ensemble des contraintes liées au poste.
| Critère | Recrutement interne | Service externalisé Rouge Hexagone |
|---|---|---|
| Charge de travail | Stable et durable | Récurrente, évolutive ou à absorber rapidement |
| Recrutement | À gérer en interne | Pris en charge par Rouge Hexagone |
| Gestion RH | À la charge de l’entreprise | Gérée par Rouge Hexagone |
| Flexibilité | Plus limitée | Périmètre ajustable selon les besoins |
| Pilotage opérationnel | Interne | Conservé par le client |
Les principales craintes liées à l’externalisation
| Votre préoccupation | Notre réponse |
|---|---|
| Perdre le contrôle des tâches déléguées | Vous pilotez votre collaborateur au quotidien, avec un suivi régulier de votre chef de projet. |
| Confidentialité | Les accès sont limités aux outils et informations nécessaires à la mission, avec un suivi régulier par les équipes Rouge Hexagone. |
| Qualité du travail | Premier mois satisfait ou 0 €, évaluations mensuelles et accompagnement continu. |
| S’engager sur la durée | Aucun engagement de durée : vous restez parce que vous êtes satisfait. |
| Manquer de réactivité ou de visibilité | Un collaborateur dédié traite vos missions au quotidien et un chef de projet assure le suivi, les points d’ajustement et la continuité de la prestation. |
Externalisation offshore : un modèle transparent
Rouge Hexagone externalise la gestion administrative depuis Madagascar pour des entreprises françaises. Nos collaborateurs francophones travaillent depuis nos locaux d’Antananarivo, au sein d’une organisation structurée et encadrée au quotidien par des chefs de projet.
Avec plus de 10 ans d’expérience, plus de 130 collaborateurs externalisés et plus de 15 secteurs d’activité accompagnés, Rouge Hexagone permet aux entreprises de disposer d’une ressource dédiée sans avoir à gérer directement le recrutement, la formation et le suivi RH.
Le modèle offshore permet ainsi de réduire les coûts de structure tout en conservant un pilotage régulier des missions, fondé sur les objectifs définis avec le client, le suivi des tâches confiées et la qualité du travail réalisé.
Comment protégeons-nous vos informations ?
- La confidentialité fait partie intégrante de la prestation. Les collaborateurs Rouge Hexagone interviennent uniquement sur les outils, documents et informations nécessaires à la réalisation des missions qui leur sont confiées.
- L’organisation mise en place permet de limiter les accès, encadrer les échanges et assurer un suivi régulier par les équipes Rouge Hexagone. Cette méthode contribue à sécuriser le traitement des données et à maintenir un cadre de travail clair entre le client, le collaborateur externalisé et le chef de projet.
Les principales craintes liées à l’externalisation
| Votre préoccupation | Notre réponse |
|---|---|
| Perdre le contrôle des tâches déléguées | Vous pilotez votre collaborateur au quotidien, avec un suivi régulier de votre chef de projet. |
| La confidentialité | Accès limités aux outils et informations nécessaires à la mission, avec un suivi régulier par les équipes Rouge Hexagone. |
| La qualité du travail | Premier mois satisfait ou 0 €, évaluations mensuelles, formation continue. |
| S’engager sur la durée | Aucun engagement de durée : vous restez parce que vous êtes satisfait. |
| Manquer de réactivité ou de visibilité | Un collaborateur dédié traite vos missions au quotidien et un chef de projet assure le suivi, les points d’ajustement et la continuité de la prestation. |
Pourquoi choisir Rouge Hexagone pour votre gestion administrative ?
Externaliser son administratif implique de confier des tâches, des outils et parfois des informations sensibles à un partenaire externe. Le choix du prestataire repose donc autant sur le coût que sur la qualité du suivi, la continuité de service, la réactivité et la capacité à intégrer vos méthodes de travail.
-
Un collaborateur dédié
et non un freelance isolé ou un prestataire mutualisé. -
Un coût divisé par 2,5
par rapport à un poste en France -
Une garantie réelle
premier mois satisfait, sinon 0 €. -
Un recrutement gratuit et rapide :
un profil présenté sous 15 jours, sans frais de recrutement. -
Une gestion de projet incluse
dans tous les contrats. -
Une équipe encadrée
par des chefs de projet et des professionnels RH.
Externalisation administrative :
les questions fréquentes
Pour aller plus loin
Nos guides détaillés pour comprendre et mettre en œuvre cette stratégie.
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