Solutions d'externalisation

Chargé de relance clients externalisé

Un chargé de relance clients externalisé contacte les clients lorsqu’une facture arrive à échéance ou lorsqu’un paiement attendu n’a pas encore été enregistré.

Il organise les relances amiables, consigne les réponses et tient les informations à jour afin d’éviter que les retards de paiement s’accumulent faute de temps ou de régularité.

Quel est le rôle d’un chargé de relance clients ?

Son rôle consiste à assurer une continuité dans les relances et à garder une trace claire de chaque échange. Il identifie les échéances dépassées, contacte les clients selon les règles prévues par l’entreprise et remonte les situations nécessitant une décision interne. Il peut travailler en lien avec la facturation, l’administration des ventes ou les équipes commerciales.

Quelles missions peut-on lui confier ?

Selon l’organisation de l’entreprise, il peut intervenir sur :

Repérage des factures arrivées à échéance.
Envoi de relances par e-mail.
Appels de relance amiable.
Enregistrement des réponses reçues.
Suivi des dates de règlement annoncées.
Mise à jour des statuts dans l’outil utilisé.
Identification des litiges ou désaccords.
Transmission des dossiers sensibles au bon interlocuteur.
Préparation de tableaux de situation.
Coordination avec la facturation ou l’ADV.

Installer un rythme de relance régulier

Les retards deviennent plus difficiles à gérer lorsque les relances sont faites de manière ponctuelle. Une méthode claire permet de déterminer quand intervenir, quel message envoyer et à quel moment transmettre le dossier à une autre personne. Le chargé de relance applique cette méthode avec régularité et documente les actions réalisées, ce qui améliore la visibilité sur les dossiers en attente.

Relance amiable et recouvrement : bien distinguer les deux

La relance amiable consiste à rappeler une échéance, demander une information ou obtenir une date de règlement. Elle vise à résoudre le retard par le dialogue et le suivi administratif. Le recouvrement contentieux correspond à une autre étape. Les dossiers qui nécessitent une démarche juridique ou spécialisée sont transmis aux professionnels ou services compétents.

Pourquoi externaliser les relances clients ?

Les relances clients sont indispensables mais passent souvent après les urgences commerciales ou administratives. Une personne dédiée permet de maintenir un rythme constant et d’éviter que les commerciaux consacrent une part importante de leur temps à rechercher des paiements en attente.

Cette fonction peut également être intégrée à une organisation plus large de gestion administrative externalisée.

Quels outils peut utiliser le chargé de relance ?

Selon l’environnement de l’entreprise, il peut travailler à partir d’un ERP, d’un CRM, d’un logiciel de facturation, d’un tableau de contrôle ou d’une messagerie professionnelle.

Les accès et les règles d’utilisation sont définis par l’entreprise avant le démarrage.

FAQ

FAQ: Nous avons les
réponses à vos questions

Peut-il effectuer des relances téléphoniques ?

Oui, si cette mission fait partie de l’organisation définie avec l’entreprise.

Peut-il relancer tous les clients ?

L’entreprise peut lui confier l’ensemble des dossiers ou seulement certaines catégories de clients ou de factures.

Gère-t-il les litiges ?

Il peut repérer un litige, le documenter et le transmettre à la personne compétente. La résolution dépend ensuite des responsabilités internes

S’agit-il de recouvrement contentieux ?

Non. La fiche concerne la relance amiable et le traitement administratif des échéances impayées.

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