Assistant administratif offshore

Assistant(e) Administratif – Offshore en Régie

À la recherche d’un partenaire offshore pour bénéficier d’un soutien administratif de qualité pour votre entreprise ? En tant que fournisseur de services d’Assistance Administrative Offshore, nous jouons un rôle essentiel en fournissant un soutien administratif de haut niveau à nos clients, tout en opérant à distance depuis notre société basée à Madagascar. Cette opportunité vous permet de collaborer avec nous dans un environnement international tout en profitant des avantages de l’externalisation offshore.

Responsabilités principales :

• Gérer la correspondance : Assurer la réception et la réponse professionnelle et en temps opportun des appels téléphoniques, courriels et messages du client. Transmettre les informations importantes aux parties concernées et s’assurer de la coordination adéquate des actions.
• Préparer et mettre en forme les documents : Créer, éditer et formater les documents administratifs tels que les rapports, les présentations et les correspondances. Vérifier la précision et la cohérence des informations avant leur diffusion.
• Planifier et coordonner les réunions : Organiser les réunions internes et externes du client, y compris la réservation des salles, l’envoi des invitations, la préparation de l’ordre du jour et la prise de notes lors des réunions.
• Gérer les agendas : Assurer la gestion efficace des calendriers du client en planifiant les rendez-vous, les réunions et les déplacements professionnels. Veiller à la synchronisation des plannings avec les parties concernées.
• Suivre les tâches et les échéances : Suivre les tâches assignées, les échéances et les projets en cours, et en informer régulièrement le client. Veiller à ce que les délais soient respectés et que les actions appropriées soient prises.
• Assurer le support administratif général : Fournir un soutien administratif dans divers domaines tels que la gestion des fournitures de bureau, la gestion des archives, le traitement des dépenses et la coordination des voyages.

Exigences :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Une formation complémentaire en secrétariat ou en administration est un atout.
• Expérience préalable en tant qu’assistant(e) administratif ou dans un rôle similaire est souhaitée, de préférence dans un contexte offshore ou d’externalisation.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais, afin de pouvoir interagir efficacement avec les membres de l’équipe du client.
• Maîtrise des outils informatiques courants tels que MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et des systèmes de gestion de courriers électroniques.
• Capacité à gérer les priorités, à travailler de manière autonome et à respecter les délais dans un environnement distant et en régie.
• Capacité à maintenir la confidentialité des informations sensibles du client.
• Bonnes compétences en organisation, avec une attention particulière aux détails et à la rigueur.