Secrétaire administratif offshore

Secrétaire Administratif – Offshore en Régie

Êtes-vous dans l’attente d’un partenaire offshore pour fournir un soutien administratif de qualité à votre entreprise ? En tant que prestataire de services de Secrétariat Administratif Offshore, nous jouons un rôle essentiel en apportant un soutien administratif de haut niveau à nos clients, tout en opérant à distance depuis notre société basée à Madagascar. Cette opportunité vous permet de collaborer avec nous dans un environnement international tout en profitant des avantages de l’externalisation offshore.

Responsabilités principales :

• Gérer la correspondance : Assurer la réception et la réponse professionnelle et en temps opportun des appels téléphoniques, courriels et messages du client. Transmettre les informations importantes aux parties concernées et s’assurer de la coordination adéquate des actions.
• Organiser les documents : Créer, mettre à jour et gérer les dossiers et les bases de données électroniques du client. Classer et archiver les documents administratifs de manière méthodique et sécurisée, en veillant à la confidentialité des informations.
• Planifier les réunions : Coordonner les réunions internes et externes du client, y compris la réservation des salles, la préparation de l’ordre du jour, la prise de notes et la distribution des comptes rendus.
• Préparer les rapports : Collecter, compiler et analyser les données nécessaires pour la création de rapports internes et externes. Effectuer les vérifications et les corrections nécessaires avant la soumission finale.
• Gérer l’agenda : Assurer une gestion efficace des calendriers du client en planifiant les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels. Veiller à la synchronisation des plannings avec les parties concernées.
• Assurer le support administratif : Fournir un soutien général au client en matière de gestion des fournitures de bureau, suivi des dépenses, préparation des documents et coordination des voyages.

Exigences :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Une formation complémentaire en secrétariat ou en administration est un atout.
• Expérience préalable en tant que secrétaire administratif ou dans un rôle similaire est souhaitée, de préférence dans un contexte offshore ou d’externalisation.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais, afin de pouvoir interagir efficacement avec les membres de l’équipe du client.
• Maîtrise des outils informatiques courants tels que MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et des systèmes de gestion de courriers électroniques.
• Capacité à gérer les priorités, à travailler de manière autonome et à respecter les délais dans un environnement distant et en régie.
• Capacité à maintenir la confidentialité des informations sensibles du client.
• Bonnes compétences en organisation, avec une attention particulière aux détails et à la rigueur.

Nous sommes impatients de collaborer avec vous en tant que Secrétaire Administratif Offshore compétent et motivé, capable de s’adapter parfaitement aux exigences de notre client en régie. Si vous êtes prêt à relever ce défi et à intégrer notre équipe, n’hésitez pas à nous contacter à contact@rouge-hexagone.com pour discuter de la façon dont nous pouvons simplifier vos opérations administratives et améliorer l’efficacité de votre entreprise.