Gestionnaire de Bureau Virtuel offshore

Gestionnaire de Bureau Virtuel – Offshore en Régie

Êtes-vous en quête d’un partenaire offshore pour garantir un soutien administratif de haute qualité à votre entreprise ? En tant que fournisseur de services de Gestion de Dossiers Offshore, nous sommes chargés de garantir une gestion organisée et efficace de vos documents et dossiers. Cette opportunité passionnante vous permet de collaborer avec notre équipe basée à Madagascar et de profiter des avantages de l’externalisation offshore.

Responsabilités principales :

• Gestion des communications virtuelles : Assurer une communication professionnelle et en temps opportun avec le client via des canaux virtuels tels que les courriels, les appels vidéo et les outils de messagerie. Transmettre les informations pertinentes aux parties concernées et faciliter les échanges entre les membres de l’équipe.
• Organisation de l’espace de travail virtuel : Mettre en place et maintenir un environnement de travail virtuel efficace et bien organisé pour le client. Gérer les fichiers, les dossiers et les documents numériques, en veillant à leur accessibilité et leur sécurité.
• Coordination des réunions virtuelles : Planifier, organiser et coordonner les réunions virtuelles du client, en utilisant des plateformes de visioconférence. S’assurer que les invitations sont envoyées, les ordres du jour préparés, et les comptes rendus et les actions suivies.
• Gestion des outils de collaboration : Assurer l’utilisation efficace des outils de collaboration en ligne, tels que les espaces de travail partagés et les calendriers en ligne. Faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe et le client en fournissant un accès et un support appropriés.
• Suivi des tâches et des échéances : Assister le client dans la gestion des tâches et des projets, en veillant à ce que les échéances soient respectées et que les actions appropriées soient prises. Maintenir une vue d’ensemble des activités en cours et fournir des mises à jour régulières.
• Support administratif virtuel : Fournir un soutien administratif général au client, tel que la gestion des fournitures de bureau virtuelles, le traitement des dépenses, la coordination des voyages en ligne, et la gestion des bases de données.

Exigences :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Une formation complémentaire en secrétariat ou en administration est un atout.
• Expérience préalable en tant que gestionnaire de bureau virtuel, assistant(e) virtuel(le) ou dans un rôle similaire est souhaitée, de préférence dans un contexte offshore ou d’externalisation.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais, afin de pouvoir interagir efficacement avec les membres de l’équipe du client.
• Maîtrise des outils informatiques et des technologies de communication virtuelle, tels que les plateformes de visioconférence, les outils de gestion de tâches en ligne et les outils de collaboration.
• Capacité à gérer les priorités, à travailler de manière autonome et à respecter les délais dans un environnement distant et en régie.
• Capacité à maintenir la confidentialité des informations sensibles du client.
• Bonnes compétences en organisation, avec une attention particulière aux détails et à la rigueur.

Notre Assistant de Gestion de Bureau Virtuel est en mesure de fournir un soutien administratif de qualité en régie. Demandez dès maintenant votre devis personnalisé, testez nos services et évaluez la performance de notre gestionnaire pour optimiser vos opérations.