Comprendre les tarifs du secrétariat externalisé

Les facteurs qui influencent les tarifs

• Le niveau de compétences requis pour les tâches à effectuer : Un travail plus spécialisé ou technique nécessitera des tarifs plus élevés.
• Le volume de travail à traiter : Plus il y a de tâches ou d’heures à couvrir, plus le coût total peut augmenter, bien que certains prestataires puissent offrir des remises sur volume.
• Les technologies et logiciels nécessaires pour accomplir le travail : Si des logiciels spécifiques ou des technologies avancées sont nécessaires, cela pourrait influencer les coûts.
• Le niveau de service attendu : Des exigences telles que la disponibilité 24/7 ou le bilinguisme peuvent augmenter les tarifs.

Les modèles de tarification courants

• Tarification à l’heure : Paiement basé sur le nombre d’heures travaillées. Idéal pour les besoins ad hoc.
• Tarification par tâche ou par projet : Prix fixe pour une tâche ou un projet spécifique, indépendamment du temps nécessaire à sa réalisation.
• Forfaits mensuels ou annuels : Prix fixe pour un ensemble de services sur une période donnée, souvent avec un engagement minimum.
• Tarification sur mesure : Élaborée en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, offrant une flexibilité maximale.

Comparaison des coûts : externalisation et embauche en interne

• Coûts directs : L’embauche en interne nécessite des dépenses liées aux salaires, prestations, et formation. L’externalisation a généralement un coût direct lié au tarif du service.
• Coûts indirects : Avec une embauche en interne, considérez les coûts des bureaux, du matériel et des logiciels. Avec l’externalisation, ces coûts sont souvent intégrés dans le tarif.
• Avantages et inconvénients en termes de coût : L’externalisation peut offrir des économies d’échelle, tandis que l’embauche en interne offre un contrôle direct, mais peut être plus coûteuse à long terme.

Comment négocier les tarifs avec un prestataire de sous-traitance et d’externalisation ?

Importance de la transparence et de la communication : Assurez-vous de bien comprendre ce qui est inclus dans le tarif et d’exprimer clairement vos attentes en matière de sous-traitance. Conseils pour la négociation : Recherchez ce que d’autres prestataires proposent comme tarifs pour des services similaires de sous-traitance et d’externalisation. Ensuite, déterminez ce que vous êtes prêt à payer et quel niveau de service vous attendez en retour.