Comment externaliser le service secrétariat ? Notre méthode

L’externalisation du service secrétariat est une décision stratégique pour toute entreprise souhaitant se concentrer sur son cœur de métier. Ce guide vous aidera à identifier vos besoins, sélectionner le bon prestataire, et réussir la transition. Envisager l’externalisation du service secrétariat pour gagner en efficacité et en flexibilité.

Nos avantages

économies

Économisez en moyenne 2 300€/mois par poste externalisé, soit ~30 000€ par an.

Flexibilité

Sûrs de la qualité de nos agents, nous vous offrons des contrats SANS engagement, SANS durée minimale.

Compétences

Nos experts dédiés, formés en continu et parfaitement francophones, sont encadrés par une responsable de projet avec plusieurs années d'expérience.

Encadrement

Nos missions : RH, gestion de projets. Concentrez-vous sur votre métier, exigez le meilleur de nos collaborateurs.

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Évaluation de vos besoins

Avant d’envisager l’externalisation, il est crucial d’évaluer votre système de secrétariat actuel. Identifiez ensuite les tâches pouvant être prises en charge par un prestataire secrétariat externe. Enfin, établissez vos critères pour sélectionner le prestataire idéal pour l’externalisation de votre secrétariat.

Recherche de prestataires de secrétariat potentiels

Afin de dénicher le prestataire fiable, explorez les canaux de recherche pour trouver un prestataire secrétariat fiable. Ensuite, n’hésitez pas à comparer les offres et les services proposés par les différents prestataires. Assurez-vous également de la réputation et des références de chaque prestataire secrétariat potentiel.

Évaluation des compétences et de l’expérience des prestataires

Examinez attentivement les qualifications et l’expérience des prestataires secrétariat. Vérifiez les compétences linguistiques et culturelles des prestataires pour garantir une communication fluide. Assurez-vous enfin que le prestataire a les capacités technologiques pour répondre à vos besoins d’externalisation.

Évaluation de la qualité du service des prestataires

Apprenez à demander des démonstrations ou des tests pour évaluer la qualité du service des prestataires. Prêtez aussi une attention particulière à la formation et à la gestion des agents par le prestataire pour s’assurer qu’ils seront en mesure de répondre à vos besoins. Soyez aussi attentifs aux services proposés par le prestataire. Assurez-vous qu’ils sont flexibles et peuvent évoluer avec vos besoins.

Analyse des aspects financiers et contractuels

Établissez un budget pour l’externalisation de votre secrétariat en tenant compte de tous les coûts associés. Étudiez également les modèles de tarification proposés par les prestataires pour choisir celui qui convient le mieux à votre budget. Enfin, étudiez attentivement les termes et conditions du contrat avant de vous engager avec un prestataire.

Sélection du prestataire et lancement de la collaboration

Souvenez-vous de toujours choisir votre prestataire en vous basant sur les critères que vous avez définis. N’hésitez pas à négocier les termes et conditions finaux pour garantir une collaboration efficace et mutuellement bénéfique. Dernière étape : planifiez la transition et l’intégration du prestataire pour minimiser les perturbations de vos opérations.

Optez pour un prestataire spécialisé chez Rouge Hexagone

Chez Rouge Hexagone, nous vous offrons une externalisation de secrétariat de haute qualité, adaptée à vos besoins. Notre équipe d’experts est prête à vous accompagner tout au long de ce processus pour une collaboration réussie. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

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