Un recrutement raté coûte bien plus que le salaire versé au collaborateur. L’entreprise supporte aussi le temps consacré au recrutement, l’intégration, la formation, la perte de productivité, la surcharge des équipes et, souvent, le coût d’un nouveau recrutement.
Pour une PME, l’impact peut être particulièrement important. Lorsqu’une équipe compte peu de collaborateurs, une seule erreur de recrutement peut désorganiser plusieurs fonctions en même temps.
Cette problématique devient d’autant plus importante dans un contexte où recruter devient de plus en plus difficile en France. Avant de créer un nouveau poste, l’entreprise a donc intérêt à mesurer le besoin réel et à vérifier si certaines missions peuvent être organisées autrement.
Qu’est-ce qu’un recrutement raté ?
Un recrutement peut être considéré comme raté lorsque la personne recrutée quitte rapidement l’entreprise, ne correspond pas réellement au poste ou nécessite un niveau d’accompagnement disproportionné par rapport aux résultats attendus.
Le problème ne vient pas nécessairement du salarié. Une erreur peut aussi résulter d’un besoin mal défini, d’un recrutement effectué trop rapidement ou d’un poste créé alors que la charge de travail ne justifiait pas une embauche permanente.
À retenir
Le coût d’un recrutement raté correspond à l’ensemble des ressources mobilisées avant, pendant et après l’embauche, auxquelles s’ajoutent les conséquences de la désorganisation provoquée par l’échec du recrutement.
Quels coûts faut-il réellement prendre en compte ?
Le salaire ne représente qu’une partie du coût.
| Poste de coût | Ce qu’il peut comprendre | Conséquence pour l’entreprise |
|---|---|---|
| Recherche du candidat | Annonce, sourcing, entretiens, prestataire éventuel | Temps et budget RH |
| Mobilisation interne | Managers, RH, direction | Temps retiré aux autres missions |
| Intégration | Formation, logiciels, matériel, accompagnement | Investissement initial |
| Montée en compétence | Temps avant autonomie complète | Productivité temporairement réduite |
| Désorganisation | Retards, dossiers repris, tâches redistribuées | Surcharge des équipes |
| Départ du salarié | Gestion administrative et passation | Nouvelle période d’instabilité |
| Nouveau recrutement | Relance du processus complet | Nouvelle mobilisation des ressources |
Le coût caché d’un recrutement raté apparaît donc principalement lorsque l’entreprise additionne toutes les étapes au lieu de regarder uniquement la rémunération du salarié.
Comment calculer le coût d’une erreur de recrutement ?
Il n’existe pas un montant identique pour toutes les entreprises. Le coût dépend du salaire, du niveau de responsabilité, du temps passé au recrutement et de l’impact du départ sur les autres collaborateurs.
Une méthode simple consiste à additionner :
coûts de recrutement + coûts d’intégration + rémunération versée + temps de management + perte de productivité + coût de remplacement.
Cette approche permet d’obtenir une estimation plus réaliste du coût RH.
Il faut également prendre en compte les conséquences difficiles à convertir immédiatement en euros : retard sur un projet, baisse de qualité du service client, tensions dans l’équipe ou opportunités commerciales non traitées.
Pourquoi un recrutement raté désorganise-t-il toute une équipe ?
Lorsqu’un salarié n’est pas encore autonome ou quitte son poste, ses missions ne disparaissent pas.
Elles sont généralement réparties entre les autres collaborateurs.
Un responsable commercial peut reprendre des tâches administratives. Un manager peut consacrer plusieurs heures à résoudre des problèmes opérationnels. Une équipe RH peut devoir relancer immédiatement un processus de recrutement.
Cette surcharge peut provoquer de nouvelles erreurs, une baisse de disponibilité et une fatigue progressive des équipes.
Une erreur de recrutement peut ainsi devenir un facteur indirect de turnover.
C’est aussi l’une des raisons pour lesquelles une entreprise en croissance doit réfléchir à la répartition de ses ressources. Il est possible de scaler une entreprise avec une équipe réduite en distinguant les fonctions qui nécessitent une embauche de celles qui peuvent être déléguées.
Les PME sont-elles plus exposées au coût d’un mauvais recrutement ?
Oui, car une PME dispose généralement de moins de ressources pour absorber temporairement un poste vacant.
Dans une entreprise de vingt personnes, le départ d’un assistant administratif, d’un collaborateur RH ou d’une personne chargée du suivi des dossiers peut affecter immédiatement plusieurs autres salariés.
L’entreprise se retrouve alors face à une situation fréquente : recruter rapidement pour supprimer la surcharge ou demander à l’équipe existante de tenir jusqu’à l’arrivée d’un nouveau collaborateur.
Dans les deux cas, la pression augmente.
C’est pourquoi la question à poser avant un recrutement n’est pas uniquement « Qui devons-nous recruter ? », mais aussi « Avons-nous réellement besoin de créer un poste ? »
Comment savoir si le besoin justifie réellement un recrutement ?
Avant de lancer une embauche, l’entreprise peut analyser trois éléments : la durée du besoin, le volume de travail et la nature des missions.
Un poste est davantage justifié lorsque le besoin est permanent, représente une charge de travail suffisante et nécessite une forte intégration dans l’entreprise.
À l’inverse, certaines tâches sont régulières mais ne nécessitent pas nécessairement une personne à temps plein.
C’est souvent le cas pour le traitement administratif, certaines opérations RH, le suivi de dossiers, le secrétariat ou la préparation administrative de la paie.
L’enjeu consiste donc à séparer le besoin de compétence du besoin de capacité supplémentaire.
Peut-on externaliser une partie du recrutement lui-même ?
Oui. Une entreprise peut conserver la décision finale tout en déléguant certaines étapes opérationnelles du recrutement.
Un Chargé de recrutement externalisé peut intervenir sur des missions telles que le sourcing, le traitement des candidatures ou la préparation du processus de recrutement.
Plus largement, l’externalisation des ressources humaines permet de renforcer une équipe RH sans créer immédiatement plusieurs postes internes.
Cette approche peut notamment être intéressante lorsqu’une entreprise doit recruter plusieurs personnes sur une période courte ou lorsque son responsable RH manque de disponibilité.
Toutes les fonctions RH ne doivent toutefois pas être confiées à un tiers. Il faut distinguer les opérations délégables des responsabilités qui doivent rester sous contrôle interne. Sur ce point, le guide consacré aux fonctions RH que l’on peut externaliser sans risque permet d’approfondir cette distinction.
Recruter ou externaliser : quelle différence face au risque ?
| Critère | Recrutement | Externalisation |
|---|---|---|
| Engagement | Création d’un poste | Périmètre de prestation défini |
| Charge fixe | Plus importante | Adaptable selon l’organisation retenue |
| Temps de recrutement interne | Nécessaire | Réduit pour la mission confiée |
| Intégration | Importante | Principalement centrée sur les processus et outils |
| Variation d’activité | Plus difficile à absorber | Ressources plus facilement ajustables |
| Management | Management du salarié | Pilotage de la prestation |
| Pertinent pour | Besoin permanent et stratégique | Missions opérationnelles ou réalisables à distance |
L’externalisation ne remplace donc pas systématiquement le recrutement.
Elle constitue surtout une solution lorsque le besoin concerne une capacité opérationnelle plutôt que la création d’une compétence stratégique interne.
Quelles fonctions peut-on externaliser avant de recruter ?
Plusieurs fonctions support se prêtent au travail à distance.
Lorsqu’une équipe RH est principalement saturée par la gestion courante, un Assistant RH externalisé peut prendre en charge certaines opérations administratives et libérer du temps pour les missions qui nécessitent l’expertise de l’équipe interne.
Pour les tâches de gestion quotidienne, l’externalisation administrative permet de confier le traitement de dossiers, la mise à jour d’informations, le back-office ou différentes opérations administratives à une ressource distante.
Un Assistant administratif externalisé peut ainsi répondre à un besoin de capacité sans que l’entreprise crée nécessairement immédiatement un poste à temps plein.
Lorsque le besoin concerne davantage la gestion quotidienne, l’assistance à distance ou le traitement documentaire, l’externalisation du secrétariat constitue une autre possibilité.
L’essentiel est de ne pas déléguer au hasard. L’entreprise doit définir précisément les tâches, les responsabilités et les modalités de contrôle. Le guide consacré à la manière de déléguer des tâches administratives sans désorganiser son entreprise détaille cette préparation.
La paie nécessite-t-elle forcément une nouvelle embauche ?
Pas nécessairement.
Une augmentation du nombre de salariés peut accroître le volume d’opérations à préparer autour de la paie sans justifier immédiatement un poste supplémentaire.
Certaines tâches administratives peuvent être prises en charge à distance : collecte et saisie des variables, classement des justificatifs, suivi des éléments manquants et consolidation des informations avant contrôle.
L’externalisation de la paie proposée par Rouge Hexagone s’inscrit dans cette logique de support administratif.
L’entreprise conserve la supervision et la validation finale, tandis que les opérations préparatoires peuvent être confiées à une ressource dédiée telle qu’un Assistant paie externalisé.
Cette organisation évite notamment de recruter dans l’urgence uniquement pour absorber une hausse du volume administratif.
Exemple : faut-il recruter un assistant administratif ?
Une PME constate que ses responsables consacrent de plus en plus de temps à la saisie, au suivi de documents, aux relances et à la gestion de dossiers.
Deux possibilités existent.
La première consiste à recruter immédiatement un assistant administratif. Cette solution est pertinente si le volume de tâches représente durablement un poste complet et si une présence interne apporte une réelle valeur.
La seconde consiste à externaliser une partie de ces opérations.
L’entreprise peut alors mesurer précisément le volume confié, identifier les tâches qui doivent rester en interne et déterminer si la création d’un poste sera réellement nécessaire à moyen terme.
L’externalisation devient dans ce cas un moyen d’ajuster les ressources au besoin réel plutôt qu’une simple recherche d’économie.
Comment limiter durablement les erreurs de recrutement ?
La première étape consiste à distinguer le besoin de compétences du besoin de capacité.
Une entreprise qui doit développer une expertise stratégique a probablement besoin de recruter.
Une entreprise dont les équipes sont principalement saturées par des tâches administratives et répétitives doit d’abord vérifier si celles-ci peuvent être simplifiées, automatisées ou externalisées.
Ce diagnostic permet d’éviter de créer un poste uniquement parce qu’une équipe traverse une période de surcharge.
Il réduit aussi le risque de reproduire le même problème quelques mois plus tard.
Ce qu’il faut retenir
Le véritable coût d’un recrutement raté dépasse largement la rémunération du salarié.
Il comprend le recrutement initial, l’intégration, le temps de management, la perte de productivité, la désorganisation de l’équipe et le remplacement éventuel.
Avant de créer un poste, une PME a donc intérêt à déterminer si son besoin correspond réellement à une compétence stratégique à internaliser ou simplement à une charge opérationnelle supplémentaire.
Dans ce second cas, l’externalisation peut permettre d’absorber le besoin sans provoquer un recrutement précipité.
Rouge Hexagone accompagne les entreprises dans l’externalisation de fonctions RH, administratives, de secrétariat et de support à la paie.
Vous envisagez un recrutement pour absorber une nouvelle charge de travail ? Identifions d’abord les missions qui peuvent être prises en charge à distance.
