C’est le sujet le moins glamour de la production graphique, et celui qui coûte le plus silencieusement.
Une bibliothèque mal rangée devient inexploitable en quelques mois, et le phénomène s’accélère dès qu’on produit des visuels à cadence régulière. On refait un visuel parce qu’on ne le retrouve pas. On utilise une version périmée parce que trois fichiers portent des noms voisins. On repaie une modification parce que le fichier source a disparu.
À retenir
Trois règles suffisent : un nom de fichier qui se comprend sans l’ouvrir, une seule version courante identifiable, et les fichiers sources conservés à côté des exports. Sans elles, une bibliothèque de mille visuels vaut à peu près autant qu’une bibliothèque vide.
Le nommage, la règle la plus rentable
Un nom de fichier doit permettre de savoir ce que contient le fichier sans l’ouvrir, et de le retrouver par recherche.
Quatre informations suffisent généralement : la date ou la période, le sujet, le support ou le format, et la version. L’ordre importe peu, la constance importe beaucoup.
Deux règles pratiques évitent l’essentiel des problèmes. Commencez par ce qui trie utilement : souvent la date, en format inversé pour que le classement alphabétique soit chronologique. Et bannissez les mentions relatives : « final », « final2 », « vraiment-final », « final-ok » sont le symptôme d’une absence de versionnage.
Écrivez la convention quelque part, en trois lignes avec un exemple. Sans document, elle se perd au premier nouvel arrivant.
L’arborescence
Elle doit être plate plutôt que profonde.
Une arborescence à six niveaux paraît rigoureuse et devient impraticable : personne ne sait à quel niveau ranger, et chacun crée son propre chemin.
Deux ou trois niveaux suffisent dans la plupart des cas : par type de contenu, puis par période ou par projet. Le reste se retrouve par le nom du fichier, ce qui est plus efficace qu’un chemin.
Prévoyez un emplacement distinct pour trois choses : les éléments de marque permanents, la production courante, et les archives. Mélanger les trois est la cause la plus fréquente d’utilisation d’un fichier périmé.
Les versions
Le principe est simple : à tout moment, une seule version doit être identifiable comme courante.
Deux approches fonctionnent.
La numérotation. Chaque révision porte un numéro croissant, la plus élevée fait foi. Simple, robuste, lisible par tous.
Le dossier de travail séparé. La version courante vit seule dans un emplacement, les précédentes sont déplacées dans un sous-dossier d’historique. Plus propre visuellement, demande un peu de discipline.
Ce qui ne fonctionne pas : garder toutes les versions au même endroit avec des noms qualitatifs. C’est le mode le plus répandu et celui qui produit le plus d’erreurs.
Sources et exports, à conserver ensemble
Une erreur fréquente consiste à ne conserver que les fichiers exportés, plus légers et directement utilisables.
Le jour où une modification est nécessaire (un tarif qui change, un logo qui évolue, un format à ajouter) l’absence de source impose de tout refaire.
Conservez donc les deux, au même endroit, avec le même nom de base. Et exigez systématiquement les sources de vos prestataires, à la livraison plutôt qu’après.
Ce qu’il faut archiver et ce qu’il faut jeter
Tout garder rend la recherche impossible ; ne rien garder oblige à refaire.
À conserver durablement : les éléments de marque et leurs sources, les créations réutilisables, les productions dont les droits ont été payés, et tout ce qui a une valeur juridique : un visuel publié dans une campagne, une mention légale.
À archiver : les productions datées, les campagnes terminées, les versions intermédiaires d’un projet clos. Elles sortent de la vue courante sans être supprimées.
À supprimer : les doublons, les exports intermédiaires régénérables, les fichiers de test.
Un tri annuel suffit, à condition qu’il ait lieu.
Le cas d’une production externalisée
Deux points supplémentaires.
Le prestataire doit déposer dans votre emplacement, pas dans le sien. Un prestataire qui conserve les fichiers chez lui et vous envoie des exports crée une dépendance que le contrat ne compense pas toujours.
La convention de nommage doit lui être transmise au démarrage. C’est trivial et c’est presque toujours oublié : trois mois plus tard, la moitié de la production suit une logique différente.
Ajoutez une vérification à la première livraison. Corriger la convention sur dix fichiers coûte dix minutes ; sur cinq cents, c’est un projet.
Questions fréquentes
Faut-il un outil dédié de gestion d’assets ? Au-delà de plusieurs milliers de fichiers et de plusieurs utilisateurs simultanés, il apporte de la valeur. En dessous, un stockage partagé bien organisé suffit largement.
Qui doit ranger ? Celui qui produit, au moment où il produit. Un rangement reporté ne se fait jamais.
Comment retrouver un visuel dont on ne connaît que l’apparence ? C’est le cas où une convention de nommage descriptive vaut son poids. Certains outils indexent aussi le contenu visuel.
Combien de temps conserver ? Les éléments de marque, indéfiniment. Les productions datées, quelques années. Les fichiers ayant une portée juridique, selon vos obligations propres.
Pour aller plus loin
La cohérence de ce qui sort de la chaîne, elle, se joue ailleurs : elle est traitée dans faire respecter votre identité visuelle à distance.
Rouge Hexagone fournit des collaborateurs dédiés qui travaillent dans vos emplacements et vos conventions. Voir notre offre design graphique.
