Assistant(e) gestion locative externalisé(e)
Vous recherchez un assistant en gestion locative capable de prendre en charge le suivi administratif et opérationnel de vos biens immobiliers ? Rouge Hexagone met à votre disposition un profil spécialisé en back-office immobilier externalisé, sélectionné selon votre patrimoine, vos procédures et vos outils.
Intégré à votre organisation, il accompagne votre direction, votre secrétariat et vos équipes dans la gestion quotidienne des dossiers : traitement des demandes, suivi des locataires, préparation des mises en location, coordination des fournisseurs, gestion documentaire et actualisation de votre CRM.
Notre solution de gestion locative externalisée vous permet de réduire la charge administrative tout en conservant la maîtrise des décisions et des relations avec vos partenaires.
Devis gratuit et rapide — réponse sous quelques heures.
Responsabilités principales de l’assistant de gestion locative
Notre assistant gestion locative prend en charge les tâches administratives et opérationnelles liées à votre patrimoine immobilier, selon vos procédures et sous la supervision de vos responsables. Il peut intervenir auprès d’une société immobilière, d’un gestionnaire de patrimoine, d’une agence, d’un administrateur de biens ou d’une entreprise disposant de son propre parc immobilier.
Responsabilités principales
Assistance administrative quotidienne
- Collaborer avec la direction, le secrétariat et les responsables immobiliers.
- Traiter et organiser les courriels liés aux biens et aux dossiers.
- Gérer les agendas et les prises de rendez-vous.
- Réceptionner et orienter les appels entrants.
- Assurer le relais administratif du secrétariat en cas de besoin.
- Rédiger, mettre en forme et transmettre les documents demandés.
- Classer et archiver les dossiers numériques ou administratifs.
Suivi des locataires et des dossiers
- Répondre aux demandes administratives des locataires.
- Mettre à jour les coordonnées et les informations relatives aux occupations.
- Suivre les entrées, les sorties et les échéances des dossiers.
- Préparer les documents nécessaires selon vos modèles.
- Suivre les ouvertures et clôtures de compteurs.
- Préparer les calculs et courriers d’indexation des loyers selon vos consignes.
- Effectuer les rappels et relances administratives autorisés.
- Mettre à jour l’historique des échanges dans votre CRM ou votre ERP.
Préparation des mises en location
- Centraliser les informations relatives aux biens disponibles.
- Préparer les dossiers destinés aux agences immobilières.
- Rassembler les documents nécessaires à la mise en location.
- Organiser les rendez-vous, visites ou interventions demandées.
- Suivre la transmission des informations aux différents interlocuteurs.
- Contrôler la complétude administrative des dossiers.
- Actualiser les informations concernant les biens et leur disponibilité.
Gestion des documents immobiliers
- Classer les contrats, factures, courriers et rapports.
- Assurer la dactylographie et la mise en forme des documents.
- Centraliser les pièces associées à chaque bien.
- Mettre à jour les tableaux de suivi du patrimoine.
- Suivre les dates d’échéance des documents obligatoires.
- Participer à l’actualisation des PEB ou DPE selon le pays et les procédures applicables.
- Préparer les pièces à transmettre aux professionnels concernés.
Coordination des fournisseurs
- Vérifier la présence des informations nécessaires sur les factures.
- Transmettre les factures pour validation selon vos procédures.
- Entretenir les échanges administratifs avec les fournisseurs.
- Organiser les demandes d’intervention.
- Suivre les devis, commandes et dates de réalisation.
- Relancer les prestataires en cas de retard.
- Actualiser les tableaux de suivi des dépenses et interventions.
Suivi des travaux et interventions techniques
- Centraliser les demandes de réparation ou de maintenance.
- Contacter les entrepreneurs et prestataires sélectionnés.
- Planifier les différentes interventions.
- Assurer le suivi logistique des chantiers et rénovations.
- Recueillir les comptes rendus et justificatifs.
- Informer les responsables de l’avancement des travaux.
- Signaler les retards, anomalies ou documents manquants.
Préparation et suivi des réunions
- Organiser les réunions avec les équipes et partenaires.
- Préparer les documents et informations nécessaires.
- Coordonner les disponibilités des participants.
- Rédiger un compte rendu après chaque réunion.
- Identifier les décisions, responsabilités et échéances.
- Suivre les actions prévues jusqu’à leur réalisation.
Relations avec les partenaires immobiliers
- Assurer les échanges administratifs avec les agences immobilières.
- Centraliser les demandes provenant des notaires.
- Préparer et transmettre les documents demandés.
- Collaborer avec les architectes, entrepreneurs et avocats.
- Suivre les dossiers en attente auprès des partenaires.
- Conserver un historique clair des échanges et des actions réalisées.
Compétences du profil : Assistant(e) gestion locative externalisé(e)
Nous sélectionnons un profil en fonction de la nature de votre patrimoine, du volume de dossiers, des logiciels utilisés et du niveau d’autonomie nécessaire. Le profil proposé intervient comme un véritable renfort de votre organisation. Il applique vos processus, utilise vos outils et rend compte régulièrement des actions réalisées.
- Expérience professionnelle
- Une expérience en gestion locative ou en administration immobilière.
- Une pratique du secrétariat et du suivi administratif.
- Une expérience des échanges avec des locataires et des fournisseurs.
- Une bonne compréhension des dossiers immobiliers.
- Une capacité à gérer plusieurs biens et interlocuteurs simultanément.
- Une pratique des CRM, ERP ou logiciels de gestion immobilière.
- Compétences administratives
- Gestion des courriels, agendas et rendez-vous.
- Classement et archivage des documents.
- Préparation et contrôle des dossiers.
- Création et mise à jour de tableaux de suivi.
- Rédaction de courriers et de comptes rendus.
- Suivi précis des échéances et actions en attente.
- Compétences en gestion immobilière
- Compréhension du fonctionnement d’un dossier locatif.
- Suivi administratif des locataires et des biens.
- Préparation des mises en location.
- Gestion des interventions et des fournisseurs.
- Suivi administratif des loyers et indexations.
- Coordination avec les agences, notaires et prestataires.
- Mise à jour des informations relatives au patrimoine.
- Maîtrise des outils
- Microsoft Outlook.
- Microsoft Word.
- Microsoft Excel.
- Google Workspace.
- CRM immobilier.
- ERP.
- Logiciels de gestion locative.
- Outils de gestion documentaire.
- Plateformes collaboratives et outils de suivi de tâches.
- Compétences linguistiques
- Excellente maîtrise du français écrit et oral.
- Très bonne orthographe.
- Capacité à rédiger des courriers et comptes rendus professionnels.
- Connaissance de l’anglais pour communiquer avec certains locataires ou partenaires, lorsque la mission le nécessite.
- Qualités professionnelles
- Rigueur dans le traitement des dossiers.
- Sens de l’organisation et des priorités.
- Discrétion dans la gestion des informations.
- Réactivité face aux demandes urgentes.
- Qualité de communication avec les différents interlocuteurs.
- Autonomie dans le respect des procédures définies.
- Capacité à signaler rapidement les anomalies ou dossiers bloqués.
Présentez-nous votre patrimoine, votre organisation et les missions à prendre en charge. Nous sélectionnons un profil adapté à vos besoins. contact@rouge-hexagone.com
Pourquoi externaliser ce poste chez Rouge Hexagone
Économies
Économisez en moyenne 2 300 €/mois par poste externalisé, soit environ 30 000 € par an.
Flexibilité
Sûrs de la qualité de nos agents : des contrats SANS engagement et SANS durée minimale.
Compétences
Des experts dédiés, formés en continu et parfaitement francophones, encadrés par une responsable de projet expérimentée.
Encadrement
RH et gestion de projet pris en charge : concentrez-vous sur votre métier, exigez le meilleur de nos collaborateurs.
Quelles missions immobilières pouvez-vous externaliser ?
Votre assistant gestion locative peut notamment prendre en charge :
- Le traitement des courriels immobiliers.
- La gestion des appels et rendez-vous.
- Le suivi administratif des locataires.
- La préparation des mises en location.
- L’organisation des dossiers par bien.
- La mise à jour de votre CRM.
- Le suivi des factures et fournisseurs.
- La coordination des interventions techniques.
- Le suivi logistique des travaux.
- La préparation des réunions.
- La rédaction des comptes rendus.
- Les échanges administratifs avec les agences et notaires.
- Les ouvertures et clôtures de compteurs.
- La préparation des indexations et rappels de loyers.
- Le suivi des documents PEB ou DPE.
À qui s’adresse ce profil externalisé ?
Ce service peut accompagner :
- Les agences immobilières.
- Les administrateurs de biens.
- Les gestionnaires de patrimoine.
- Les property managers.
- Les foncières.
- Les marchands de biens.
- Les sociétés possédant un parc immobilier.
- Les cabinets spécialisés dans l’investissement immobilier.
- Les propriétaires professionnels gérant plusieurs biens.
- Les entreprises de rénovation ou de valorisation immobilière.
Pourquoi externaliser votre back-office immobilier ?
La gestion quotidienne d’un patrimoine entraîne de nombreuses tâches administratives : courriels, documents, rappels, factures, interventions, réunions et relations avec les partenaires.
En les confiant à un assistant immobilier externalisé, vos responsables peuvent se concentrer sur les décisions, la valorisation des biens et les relations nécessitant leur expertise.
Cette organisation permet notamment :
- D’absorber une augmentation du nombre de dossiers.
- De réduire les retards de traitement.
- D’améliorer le classement des documents.
- De renforcer le suivi des locataires et fournisseurs.
- De disposer d’un relais pendant les absences.
- D’éviter un recrutement immédiat à temps plein.
- D’adapter les ressources au volume réel d’activité.
Une intervention adaptée à votre organisation
Renfort ponctuel
Le profil intervient lors d’un surcroît d’activité, d’une absence ou d’une reprise de dossiers en retard.
Assistance à temps partiel
Il prend en charge plusieurs heures ou plusieurs jours de travail par semaine selon le volume de votre patrimoine.
Profil dédié en régie
L’assistant travaille régulièrement avec votre entreprise, utilise vos outils et suit vos procédures internes.
Prise en charge d’un périmètre défini
Vous pouvez lui confier un portefeuille de biens, un type de tâche ou une étape précise de votre gestion administrative.
Comment se déroule la mise à disposition ?
- Analyse de votre organisation
Nous étudions votre patrimoine, vos outils, vos procédures et les missions à externaliser. - Définition du profil nécessaire
Nous précisons le niveau d’expérience, les compétences linguistiques et les logiciels à maîtriser. - Sélection de l’assistant
Nous vous présentons un profil adapté à votre environnement et au volume de dossiers. - Intégration à vos outils
L’assistant est formé à vos procédures, à votre CRM et à vos méthodes de communication. - Suivi de la prestation
Les missions, priorités et résultats sont suivis régulièrement avec vos responsables.
Externalisez votre gestion administrative immobilière
Rouge Hexagone met à votre disposition un assistant gestion locative externalisé capable de suivre vos dossiers, vos locataires, vos fournisseurs et vos partenaires au quotidien.
Le profil s’intègre à votre organisation et prend en charge les missions administratives définies, tout en vous permettant de conserver la maîtrise de votre patrimoine.
Présentez-nous votre besoin afin que nous sélectionnions un profil adapté à votre activité immobilière.
Tout savoir sur l’assistant gestion locative
Secteur
Agences, administrateurs de biens, foncières, property managers et gestionnaires de patrimoine.
Missions
Dossiers locataires, documents, fournisseurs, travaux, réunions et mise à jour CRM.
Organisation
Renfort ponctuel, temps partiel, profil dédié en régie ou périmètre défini.
Pilotage
Procédures, outils, priorités et reporting restent maîtrisés par vos responsables.
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