Assistant administratif hôtellerie externalisé
Un assistant administratif hôtellerie externalisé prend en charge les tâches de back-office qui peuvent être réalisées à distance sans intervenir dans l’accueil physique ou l’exploitation quotidienne de l’établissement.
Il aide la direction et les équipes sur site à traiter les dossiers, documents et informations qui s’accumulent en parallèle de l’activité hôtelière.
Quelles missions peut-il assurer ?
Selon le fonctionnement de l’établissement, il peut notamment intervenir sur :
- Traitement d’e-mails administratifs.
- Classement et mise à jour de dossiers.
- Préparation de documents pour les équipes sur site.
- Tenue de tableaux internes.
- Mise à jour d’informations dans les outils autorisés.
- Gestion documentaire liée aux fournisseurs et prestataires.
- Centralisation de demandes à transmettre au bon interlocuteur.
- Saisie de données nécessaires au fonctionnement du back-office.
Alléger la charge des équipes présentes dans l’hôtel
Les collaborateurs sur site doivent rester disponibles pour les clients et les tâches qui exigent une présence physique. Pourtant, une partie de leur journée peut être absorbée par des e-mails, tableaux ou documents qui pourraient être traités à distance.
L’assistant administratif reprend ces tâches lorsque cela est possible afin de laisser davantage de disponibilité aux équipes opérationnelles.
Mieux absorber les périodes de forte activité
Les besoins administratifs évoluent avec l’occupation de l’établissement, les événements ou la saison. Plus l’activité augmente, plus les échanges, dossiers et mises à jour peuvent se multiplier.
Un renfort à distance permet de répartir la charge de travail sans demander aux équipes de réception ou à la direction de tout absorber seules.
Assistant administratif ou service client hôtelier ?
L’assistant administratif travaille surtout sur les informations, documents et tâches internes. Les demandes directement adressées par les clients relèvent davantage du service client lorsqu’elles nécessitent une réponse ou un traitement spécifique.
Les deux fonctions peuvent toutefois collaborer lorsqu’une demande client nécessite une mise à jour ou une action administrative.
Pourquoi externaliser ce poste ?
Cette solution convient aux établissements qui ont besoin d’un renfort régulier ou ponctuel mais ne souhaitent pas créer immédiatement un poste permanent. Elle peut également faciliter la centralisation de certaines tâches lorsqu’un groupe gère plusieurs hôtels.
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