Avoir un chiffre d’affaires satisfaisant ne signifie pas forcément qu’une entreprise continue à progresser. Certaines PME disposent d’un portefeuille clients solide, maintiennent leur activité et génèrent des revenus réguliers, mais rencontrent malgré tout des difficultés à franchir un nouveau cap.
Les équipes travaillent beaucoup, les dossiers s’accumulent et les journées sont bien remplies. Pourtant, les projets de développement avancent lentement et le dirigeant dispose de moins en moins de temps pour piloter l’entreprise.
Cette situation de PME qui stagne peut avoir plusieurs causes. Dans certains cas, le problème ne vient ni du marché ni du chiffre d’affaires, mais d’une organisation qui n’est plus adaptée au volume d’activité atteint.
Comment une PME peut-elle avoir un bon chiffre d’affaires sans continuer à croître ?
Plus une entreprise se développe, plus son fonctionnement génère de tâches annexes.
Chaque nouveau client, contrat ou dossier entraîne des opérations supplémentaires : traitement de documents, saisie d’informations, facturation, classement, préparation de dossiers, gestion des courriels, mise à jour des fichiers ou suivi administratif.
Lorsque l’entreprise est encore petite, ces tâches peuvent être réparties entre le dirigeant et quelques collaborateurs. Mais cette organisation atteint progressivement ses limites.
L’activité continue alors de générer du chiffre d’affaires tandis qu’une part croissante des ressources internes est utilisée pour gérer son fonctionnement quotidien.
La croissance peut ainsi ralentir simplement parce que l’entreprise ne dispose plus de suffisamment de capacité pour absorber davantage d’activité.
Quels signes montrent que l’organisation freine la croissance ?
Une croissance bloquée n’est pas toujours immédiatement visible dans les résultats financiers. Une PME peut continuer à être rentable tout en rencontrant des difficultés opérationnelles.
Certains signes doivent néanmoins attirer l’attention :
- le dirigeant consacre une part importante de son temps aux tâches administratives ;
- les collaborateurs effectuent régulièrement des missions éloignées de leur cœur de métier ;
- certains dossiers prennent du retard faute de disponibilité ;
- les informations sont réparties entre plusieurs fichiers ou outils ;
- des opérations manuelles se répètent chaque semaine ;
- les projets d’amélioration ou de développement sont constamment reportés.
Lorsque ces situations deviennent habituelles, elles peuvent indiquer que l’entreprise arrive à un niveau d’activité que son organisation actuelle ne permet plus de gérer efficacement.
Pourquoi l’organisation d’une entreprise peut-elle devenir un frein ?
Une PME évolue souvent plus rapidement que ses méthodes de travail.
Les processus créés lorsque l’entreprise comptait quelques collaborateurs ou un nombre limité de clients sont parfois conservés plusieurs années.
Or, entre-temps, le nombre de dossiers peut avoir doublé ou triplé.
Les équipes compensent alors les limites de l’organisation par davantage de travail manuel. Une même information peut être saisie plusieurs fois, les documents circulent entre différents interlocuteurs et certaines tâches reposent sur des habitudes plutôt que sur un processus clairement défini.
Cette organisation peut fonctionner pendant longtemps. Mais lorsque l’activité augmente, elle demande progressivement davantage de temps pour obtenir le même résultat.
La croissance d’une PME dépend donc aussi de sa capacité à faire évoluer son organisation parallèlement à son chiffre d’affaires.
Le dirigeant consacre-t-il encore son temps aux bonnes missions ?
Dans une PME, le dirigeant intervient souvent dans de nombreux domaines.
Il doit suivre l’activité, prendre des décisions, accompagner ses équipes, développer les relations avec les clients et préparer les prochaines étapes de l’entreprise.
Mais il est également fréquent qu’il continue à traiter lui-même de nombreuses opérations administratives.
Répondre à certains courriels, vérifier des documents, mettre à jour des tableaux, classer des informations ou suivre différents dossiers peut sembler rapide lorsqu’on considère chaque tâche séparément.
Additionnées sur une semaine ou un mois, ces opérations représentent pourtant plusieurs heures de travail.
Le coût réel n’est pas uniquement lié au temps passé. Il correspond également aux projets que le dirigeant n’a pas pu traiter pendant ce temps.
Une PME peut ainsi avoir un bon chiffre d’affaires mais pas de croissance parce que ses principales ressources sont absorbées par le fonctionnement quotidien.
Pourquoi les tâches administratives augmentent-elles avec l’activité ?
L’administratif accompagne presque toutes les étapes de la vie d’une entreprise.
Plus le nombre de clients, fournisseurs, salariés ou dossiers augmente, plus les opérations de traitement et de suivi deviennent nombreuses.
Cette progression est rarement spectaculaire. Elle se fait progressivement.
Quelques documents supplémentaires deviennent plusieurs dizaines de dossiers. Une mise à jour hebdomadaire devient une opération quotidienne. Un fichier simple devient une base de données comportant plusieurs centaines ou milliers de lignes.
Le problème apparaît lorsque l’entreprise continue à gérer ces volumes avec les mêmes ressources et les mêmes méthodes.
Les tâches administratives ne sont alors plus seulement une fonction support. Elles commencent à absorber une part importante de la capacité de travail disponible.
Toutes les tâches doivent-elles être réalisées en interne ?
Non. Toutes les missions d’une entreprise n’ont pas nécessairement besoin d’être réalisées par ses propres salariés.
Certaines fonctions doivent évidemment rester sous le contrôle direct de l’entreprise, notamment lorsqu’elles concernent les décisions, la stratégie ou un savoir-faire essentiel.
En revanche, de nombreuses opérations administratives répétitives ou clairement définies peuvent être confiées à une équipe externe.
Il peut s’agir, selon l’organisation de l’entreprise, de traitement de documents, de saisie et mise à jour de données, de classement, de gestion de dossiers, de préparation administrative ou d’autres opérations de back-office.
L’enjeu consiste donc à distinguer les tâches qui créent directement de la valeur pour l’entreprise de celles qui sont indispensables à son fonctionnement mais peuvent être déléguées.
Recruter est-il toujours nécessaire pour absorber davantage d’activité ?
Lorsqu’une entreprise manque de ressources, le recrutement apparaît souvent comme la solution naturelle.
Il est indispensable lorsque le besoin correspond à une fonction permanente nécessitant une forte implication dans l’entreprise.
Mais le besoin n’est pas toujours suffisamment régulier pour justifier immédiatement la création d’un poste.
Une PME peut par exemple avoir plusieurs dizaines d’heures de tâches administratives à traiter chaque mois sans avoir besoin d’un collaborateur supplémentaire à temps plein.
Elle peut également connaître des périodes de forte activité suivies de volumes plus faibles.
Dans ces situations, augmenter les effectifs fixes n’est pas toujours la solution la plus souple.
L’externalisation administrative permet d’adapter plus facilement les ressources au volume de travail réellement nécessaire.
Comment savoir quelles tâches administratives peuvent être externalisées ?
La première étape consiste à observer précisément le fonctionnement de l’entreprise.
Pendant quelques semaines, il peut être utile d’identifier les tâches répétitives qui mobilisent régulièrement les dirigeants et les collaborateurs.
Il faut également regarder leur fréquence, leur durée et le niveau de compétence réellement nécessaire pour les réaliser.
Une opération répétitive, documentée et ne nécessitant pas de décision stratégique constitue généralement un bon candidat à la délégation.
Cette analyse peut révéler qu’un collaborateur qualifié consacre plusieurs heures par semaine à des missions pouvant être effectuées par une autre ressource.
L’entreprise peut alors réorganiser le travail sans supprimer ces tâches : elles continuent à être réalisées, mais par une équipe mieux adaptée.
Comment une meilleure organisation peut-elle relancer la croissance ?
Une PME qui atteint un palier n’a pas forcément besoin de rechercher immédiatement davantage de clients.
Elle peut d’abord avoir besoin de récupérer de la capacité opérationnelle.
Simplifier certaines procédures, mieux répartir les responsabilités, automatiser les opérations qui peuvent l’être et déléguer les tâches administratives permettent de réduire la saturation des équipes.
Les collaborateurs disposent alors de davantage de temps pour leur métier principal et le dirigeant peut se recentrer sur le pilotage et le développement de l’entreprise.
Cette capacité disponible facilite ensuite l’absorption de nouveaux dossiers sans reproduire immédiatement les mêmes problèmes organisationnels.
La question à poser n’est donc pas uniquement : « Comment augmenter notre chiffre d’affaires ? »
Il peut être tout aussi important de se demander : « Notre organisation actuelle est-elle capable de supporter davantage d’activité ? »
L’externalisation administrative peut-elle aider une PME qui stagne ?
L’externalisation administrative peut être pertinente lorsque la croissance est freinée par un manque de temps ou une accumulation de tâches support.
Elle permet de déléguer certaines opérations sans transférer les décisions ni le pilotage de l’entreprise.
La PME conserve la maîtrise de son activité tout en bénéficiant d’une capacité supplémentaire pour traiter des tâches clairement définies.
Cette approche offre également davantage de flexibilité. Le volume confié peut évoluer en fonction de l’activité, des périodes de l’année ou des besoins ponctuels de l’entreprise.
L’objectif n’est donc pas uniquement de réduire la charge administrative. Il s’agit de créer une organisation dans laquelle chaque ressource se concentre davantage sur les missions pour lesquelles elle apporte le plus de valeur.
Rouge Hexagone accompagne les PME dans leur externalisation administrative
Lorsqu’une entreprise dispose d’une activité solide mais que ses équipes commencent à être saturées, Rouge Hexagone accompagne les PME dans l’externalisation de leurs tâches administratives et de back-office.
Selon les besoins, certaines opérations récurrentes peuvent être confiées à une équipe externe : gestion et traitement de documents, saisie ou mise à jour de données, classement, traitement de dossiers et autres tâches administratives nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Cette organisation permet de conserver en interne les fonctions stratégiques tout en libérant du temps pour les dirigeants et les collaborateurs.
Les ressources peuvent également être adaptées au volume réel des missions afin d’accompagner les variations d’activité sans nécessairement augmenter immédiatement les effectifs permanents.
Votre PME génère du chiffre d’affaires mais son organisation commence à atteindre ses limites ? Rouge Hexagone peut vous aider à identifier et externaliser les tâches administratives qui mobilisent inutilement vos ressources internes.
